案件管理系統其他案類作業規定怎麼訂？事務所建案件資料庫的費用結構

作者 Bo Wei・偉騰開發興業有限公司・發布 2026-11-09・更新 2026-11-09（由前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持）

案件管理系統最常被忽略的一塊，是「其他案類」：那些不屬於主要案件類型、卻一直進來的零星委託。沒有作業規定，它們就散在信箱與 LINE 裡，期限沒人盯、文件沒人歸檔。本文說明其他案類作業規定該包含什麼，並從費用結構的角度拆解事務所建置土地與案件資料庫系統時，哪些項目會產生費用、由誰收、依什麼基準。全文不寫金額。

搜尋「案件管理系統其他案類作業規定」的人，有的是公務機關承辦人在找內部規範，有的是地政士事務所、顧問公司或開發團隊在想：我們的案件管理系統要怎麼處理那些「不屬於任何主要類型」的案子。

兩者的核心問題一樣：其他案類若沒有作業規定，就是系統裡的黑洞，期限、文件、責任都會在那裡消失。

費用的問題也常跟著來：建一套能把主要案類與其他案類都管好的系統，錢花在哪？本文把費用拆成需求與規格、開發、舊資料匯入、雲端與第三方服務、維運五塊，每一塊說明由誰收、依什麼基準計價，不寫數字。對地政士事務所、環保與工程顧問公司這類以地號與期限為核心的團隊，這套結構尤其適用。

先講其他案類作業規定該長什麼樣，再講費用結構，最後給一份比價時的對齊清單。偉騰開發承接全台各縣市事務所與顧問團隊的土地與案件資料庫系統，需求訪談可視訊，必要時到所。

其他案類是什麼：為什麼每個事務所都有、卻很少有規定

地政士事務所的主要案類可能是買賣移轉、繼承、分割、抵押設定；顧問公司可能是容許使用、環保許可、變更編定。但每年都會進來一些不屬於這些的委託：代查謄本、單純諮詢、協助整理文件、介紹給其他專業後的追蹤、機關的一次性函詢。

它們金額小、流程短、不值得各開一個案類，於是被丟進「其他」。問題在於「其他」沒有階段、沒有必填欄位、沒有期限規則，承辦人憑記憶處理。案件管理系統作業規定若只寫主要案類，其他案類就是系統裡最先失控的地方。

案件管理系統其他案類作業規定要包含的六項內容

1. 一是歸類標準：什麼情況進其他案類、什麼情況應新開案類（例如同類型一年出現超過一定件數就升格）。
2. 二是最小階段：至少定收件、處理中、待回覆、結案四格，不能停在「無狀態」。
3. 三是必填欄位：委託人、地號或標的（若有）、委託內容一句話、負責人、預計完成日。
4. 四是期限類型：約定期限（對委託人承諾的）與法定期限（若涉及機關程序）要分開標記。
5. 五是文件歸檔：至少上傳委託依據與結案回覆。
6. 六是結案條件與定期檢視：每月列出其他案類清單，由負責人確認是否結案或升格。

寫成一頁就夠，重點是有人執行。

案件管理系統作業規定怎麼落到系統設計：案類、階段、欄位、權限

規定寫好後，系統端對應四件事。案類主檔要允許「其他」底下再掛子標籤，方便日後統計哪些其他案類該升格。階段設定讓其他案類共用一組簡化階段，而主要案類各有自己的階段。

欄位設計採必填最少原則，其他案類只強制五個欄位。權限上，其他案類常由助理或行政人員處理，權限要能讓他們建檔與更新，但敏感的當事人文件仍受分層控管。

土地與案件資料庫系統以地號與委託案雙主鍵設計時，其他案類若有地號也要掛上，日後查該地號的歷史才完整。設計得越簡單，越可能被遵守。

費用結構總覽：五塊費用、三種收費主體

建置案件管理系統的費用分五塊：需求與規格（訪談、流程圖、資料表設計、規格書）、開發與測試（建檔、查詢、提醒、文件版本、權限）、舊資料匯入（試算表與資料夾清理、試匯、核對報告）、雲端與第三方服務（主機、資料庫、備份、LINE 或電子郵件通知）、維運（修改、教育訓練、資安更新）。

收費主體有三種：

• 開發團隊收前四塊中的工作費與維運費；
• 雲端平台依用量直接向事務所收費；
• 通知服務（LINE 官方帳號、簡訊）由各平台依方案收費。

把五塊與三個主體列成表，是比價的起點。

需求與規格的費用：由案類數、階段數、角色數決定

規格階段的費用依工作量計價，而工作量由三個數字決定：案類數（主要案類加其他案類的子標籤）、每個案類的階段數與期限規則、角色數（負責人、承辦人、助理、外部協力者）。其他案類作業規定在這個階段就要定好，否則開發時才補，會以修改計價。

有的團隊把規格費包進開發總價，有的單獨計價並允許事務所拿規格書去比價；後者對事務所較有利，因為規格書本身就有價值。要問清楚的是：規格書的著作權歸誰、能不能交給其他廠商開發、原型是否包含在內。

開發與匯入的費用：案件管理系統單機版還是網頁版、資料整潔度

開發費依功能範圍與架構計價。案件管理系統單機版（裝在一台電腦）開發成本低、但多人共用、外點存取、備份都要另外處理，事務所成長後多半要重做；網頁版可多人同時使用、手機可查、備份集中，前期投入較高但擴充性好。

多數事務所從一開始就選網頁版。匯入費的變數是舊資料的整潔度：試算表欄位不一致、同一地號寫法不同、資料夾檔名無規則，清理工時可能超過開發本身。詢價時要求廠商先看過舊資料樣本再報匯入費，而不是用筆數估。

雲端、通知與維運的費用：由誰付、怎麼避免被綁住

雲端主機與資料庫建議以事務所名下的帳號開立，費用直接付給平台，廠商只負責部署；這樣換廠商時資料與帳號都在自己手上。通知走 LINE 官方帳號或電子郵件，依各平台方案計費，到期提醒的訂閱層級由使用者自選，避免訊息量失控拉高費用。

維運費按月或按年，要問清楚包含什麼：功能修改幾小時以內、教育訓練幾次、資安更新與備份檢查頻率、回應時間。常見的綁住手法是原始碼不交付、資料庫只有廠商能存取；合約應寫明原始碼、資料庫與部署文件歸事務所，當事人資料亦然。

其他案類對費用的影響：小案類為什麼會讓系統變貴

其他案類看起來不重要，卻常是費用膨脹的來源。

原因有三：

1. 一是沒有作業規定，開發時每遇到一種零星案件就加一個案類與一組欄位，案類數膨脹導致規格與開發費上升；
2. 二是沒有升格標準，主要案類與其他案類界線模糊，階段與報表要一再修改；
3. 三是歷史資料裡的其他案類最亂，匯入時最花清理工時。

對策就是前面說的六項內容：先把其他案類收斂成一組簡化規則，開發時用子標籤而不是新案類承接，匯入時其他案類只匯最小欄位。省下的不只是費用，還有上線後的維護成本。

比價時要對齊的項目

拿幾家報價比較時，逐項對齊：規格書是否單獨交付與著作權歸屬、案類與階段數的假設、其他案類如何處理、是否含舊資料清理與試匯核對報告、雲端帳號由誰開立與付費、通知方式與費用、維運內容與回應時間、原始碼與資料歸屬、修改計價方式、外部協力者登入是否包含。

報價單只有一個總數、沒有工作範圍描述的，不論高低都要再問。另外留意「保證多久上線」的說法：上線時間受事務所提供資料與受訪者安排影響很大，負責任的團隊會給量級與前提，而不是保證。

委任前要準備的資料與偉騰的作法

請準備：現行試算表與資料夾範例、案件類型與階段說明（包括您現在怎麼處理零星委託）、使用者角色清單、既有工具匯出檔、常用報表格式。

偉騰的流程是先盤點案件類型、階段、期限與角色，把其他案類作業規定一併寫進規格書與資料表設計；以可點選原型確認建檔、查詢與提醒畫面；分階段開發測試，舊資料試匯並出核對報告；角色別教育訓練與權限備份設定完成後上線。

費用於看過資料後以書面逐項說明，不公開於網站。事務所資料加 LINE「偉騰開發」傳來，免費書面初判架構與費用結構。

自我檢查清單

• 寫一頁其他案類作業規定：歸類標準、最小階段、必填欄位、期限類型、文件歸檔、結案與檢視
• 定出其他案類升格為主要案類的門檻
• 系統端以子標籤承接其他案類，共用一組簡化階段
• 把費用拆成規格、開發、匯入、雲端與通知、維運五塊，逐項要求報價
• 匯入費要求廠商先看舊資料樣本再報，不用筆數估
• 雲端帳號以事務所名義開立並直接付費，合約寫明原始碼與資料歸屬
• 用同一份清單向多家廠商詢價，對齊後再比總價

常見錯誤

• 只為主要案類寫規定，其他案類散在信箱與 LINE，期限沒人盯
• 每遇一種零星案件就加一個案類，案類數膨脹拉高規格與開發費
• 選單機版省前期費用，多人共用與備份問題在一年內重做
• 匯入費用筆數估，舊資料清理工時爆掉後追加
• 雲端與資料庫掛在廠商帳號下，換廠商時資料拿不回來
• 相信保證上線時間，實際受資料提供與受訪者安排影響

官方參考資料

• 《個人資料保護法》｜全國法規資料庫
• 《地政士法》全文｜全國法規資料庫

常見問題

案件管理系統怎麼做才不會變成另一個沒人更新的試算表？

三件事：以地號與委託案為主鍵讓資料不散；期限分法定與約定兩種提醒節奏；欄位做減法、其他案類只強制五個欄位。再加上每月檢視清單由負責人確認，系統才會持續被更新。

其他案類作業規定要寫多細？

一頁就夠：什麼進其他案類、最小階段、必填欄位、期限類型、文件歸檔、結案與定期檢視、升格門檻。寫太細沒人遵守，寫太鬆等於沒寫。

案件管理系統單機版和網頁版，費用差在哪？

單機版前期開發費低，但多人共用、外點存取與備份要另外處理，事務所成長後常重做；網頁版前期投入高、擴充性好、雲端費用按用量另付。以三到五年總成本比較，多數事務所選網頁版較划算。

舊的試算表與資料夾一定要匯進去嗎？

不一定全匯。建議只匯進行中與近幾年結案的案件，更早的以附檔方式保存索引即可。匯入費依資料整潔度而非筆數，請廠商先看樣本再報。

案件資料庫需求與費用結構初判

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