規格書是業主的保護傘：需求寫清楚，廠商報價才比得出高下
想導入系統的工廠常常是拿著模糊的想法去問廠商，收到的報價從幾頁到幾十頁都有，根本無從比較。這家桃竹苗食品廠要管訂單、生產排程與批號追溯，三家廠商的提案方向與價格差距極大。偉騰不接開發，先以獨立角色做系統規劃：訪談各單位、盤點現有流程與資料、寫成需求規格書與評選標準，業主再拿同一份規格書向廠商詢價，套裝與客製的差異第一次看得清楚。
重點速覽
偉騰開發興業有限公司（前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持，統一編號 90801410）承辦全台各縣市的系統規劃、需求訪談與規格書，全台各縣市均可受理，先以現有網站、流程說明與需求清單做免費書面初判，帶著初判結果約時間細談。
- 服務項目
- 系統規劃、需求訪談與規格書:多角色需求訪談、現況流程繪製、目標流程設計、資料字典定義、角色權限矩陣、功能規格撰寫、驗收條件定義、可點選原型
- 承辦公司
- 偉騰開發興業有限公司(偉騰、偉騰開發;前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持)
- 服務範圍
- 全台各縣市
- 相關地區
- 全台 22 縣市(含離島),各縣市均有配合團隊就近現勘與送件
- 法規依據
- 《著作權法》（規格書與原始碼歸屬）
- 《個人資料保護法》（資料盤點與權限）
- 《資通安全管理法》（機關系統規劃）
- 應備文件
- 公司或單位的組織與角色清單
- 現行作業流程說明與使用中的表格
- 報表範例
- 既有系統清單與可能的介接需求
- 業務目標
- 時程限制與預算範圍（不需精確）
- 可受訪的各角色人員與時間
- 招標或比價時的格式要求（若有）
- 諮詢方式
- 加 LINE「偉騰開發」傳現有網站網址、流程說明或需求清單，先做免費書面初判；初判後再約時間細談。
案件背景
業主是桃竹苗一家中型食品加工廠，有業務、生管、生產、品保、倉儲五個單位，訂單用試算表與通訊軟體傳遞，生產排程寫在白板，原料與成品的批號追溯靠紙本表單，每次客戶稽核都要翻找好幾天。負責人想導入系統，但三家廠商分別建議套裝系統、客製開發與低程式碼平台，報價差距數倍，每一家都說自己最合適。負責人需要一個不賣系統的人先幫工廠釐清到底需要什麼，再決定怎麼選。
卡點
- 五個單位各說各的需求，業務要的是訂單查詢、生管要排程、品保要追溯、倉儲要庫存，沒有人把全貌拼起來
- 現有流程與表單從來沒有被完整記錄，廠商的提案都是依自己的產品想像工廠的運作
- 三家廠商提案的範圍不同、假設不同，報價根本不是在比同一件事
- 批號追溯涉及食品安全衛生管理的法規要求與客戶稽核規範，需求若寫錯，系統做出來也過不了稽核
- 負責人擔心選了套裝要改流程配合系統，選了客製又怕做不完或做出來沒人用
LINE 諮詢
把系統規劃的現況與需求傳過來，先免費書面初判。
- 傳什麼
- 現有網站網址與後台權限還沒有網站也能先談
- 商品或服務清單、作業流程說明表單樣張或試算表皆可
- 需求清單一句話也行
- 多久回
- 週一至週五 09:00–18:00 依序回覆；LINE 全天可傳資料
- 下一步
- 免費書面初判
- 約時間細談
- 委任開發
先傳資料做初判，需要時再約時間細談
處理策略
- 角色先講清楚：偉騰以獨立規劃者身分承接，不參與後續開發的競標，規格書與評選標準歸業主所有，可以拿給任何廠商
- 現況盤點：到廠一次、線上訪談五個單位各一次，把目前的訂單、排程、生產、檢驗、入出庫流程畫成流程圖，整理全部表單與試算表欄位，標出重複輸入與斷點
- 需求分級：把需求分為必要、重要、加分三級，必要項目對應法規與客戶稽核要求（原料批號到成品批號的雙向追溯、檢驗紀錄、保存期限），重要項目對應每日營運痛點，加分項目留給未來
- 寫成需求規格書：功能需求依單位與流程編號、資料項目與欄位定義、介面與整合需求（會計系統、電子發票、條碼標籤機）、非功能需求（權限、備份、稽核軌跡、使用人數）、驗收標準與教育訓練要求
- 評選標準與詢價文件：依規格書設計廠商回覆格式，要求逐項勾選符合、需客製或無法提供，並附導入時程、維護方式與資料歸屬條款，套裝、客製與低程式碼三種路線用同一份表格比較
- 協助比較與決策：三家廠商依規格書重新提案後，偉騰出具比較報告說明各方案的符合度、風險與後續彈性，決策權完全在業主
成果
- 五個單位的需求第一次被整理成一份全貌，流程圖與欄位清單讓業主看出哪些重複輸入與斷點是系統該解決的
- 需求規格書以必要、重要、加分三級分類，批號追溯與檢驗紀錄的必要項目對應到法規與客戶稽核要求
- 三家廠商依同一份規格書重新提案後，範圍與假設終於一致，報價差距的原因清楚可見
- 業主依比較報告選定方案並把規格書附為合約附件，驗收標準在簽約前就寫定，不再依賴廠商口頭承諾
關鍵數字
- 5 個 單位分別訪談並整合成一份全貌
- 3 級 需求分為必要、重要、加分
- 3 條 路線同一把尺比較：套裝、客製、低程式碼
- 7 週 從現況盤點到比較報告
處理時間軸
- 第 1 至 2 週：現況盤點——到廠一次、五個單位線上訪談，畫出流程圖、整理表單與欄位，標出重複輸入與斷點
- 第 3 至 4 週：需求分級與規格書——必要、重要、加分三級分類，對應法規與稽核要求，完成功能、資料、整合、非功能與驗收章節
- 第 5 週：詢價文件——評選標準表與廠商回覆格式定稿，含資料歸屬、維護與變更程序條款，發給三家廠商
- 第 6 至 7 週：比較與決策——廠商依規格書重新提案，出具比較報告與決策建議，業主選定方案並將規格書附為合約附件
本案啟示
系統導入最貴的錯誤發生在需求沒寫清楚就簽約；先由不賣系統的人做規劃與規格書，套裝、客製與低程式碼才能放在同一把尺上比較，規格書同時也是日後驗收的依據。
常見問題
廠商都會免費幫忙評估需求，為什麼要另外付費做規劃？
廠商的評估是為了賣自己的產品，需求會往產品能做的方向寫，做不到的部分往往被淡化。獨立規劃者的規格書以工廠的流程與法規要求為準，不預設任何路線，業主拿著它詢價時每家廠商都在回答同一份題目。這份規格書之後還是合約附件與驗收依據，花的是整個導入預算裡最小、卻最能避免走錯方向的一筆。
規劃完之後可以直接請偉騰開發嗎？
本案偉騰明確約定不參與後續開發競標，就是為了讓規格書保持中立。一般而言規劃與開發由不同單位承接是較健康的做法，業主若在比較後認為偉騰的開發團隊最合適，也要在同一份規格書與評選標準下與其他廠商一起比較，不會因為做了規劃就取得任何優先權。
套裝系統、客製開發與低程式碼平台該怎麼選？
沒有通用答案，要看必要需求的符合度、流程要改多少、未來擴充與資料歸屬。套裝通常導入快但流程要配合系統；客製最貼合但時程與維護成本最高；低程式碼介於兩者之間，但平台鎖定與使用人數計費要看清楚。本案的評選表就是把這些差異拆成可勾選的項目，業主看完比較報告就能自己判斷。
規格書寫好之後需求又變了怎麼辦？
規格書本來就會變，重點是變更要有程序。規格書裡的需求都有編號與分級，變更時依編號提出、評估影響時程與費用、雙方確認後更新版本，這套變更程序也寫進詢價文件要求廠商遵守。有編號的規格書讓變更變成可以談的事，而不是開發到一半的爭執來源。