先把案件欄位與狀態定義好，資料庫才管得住期限
地政士事務所同時在辦的案件常常上百件，每一件都有地號、當事人、文件清單與法定或約定期限。這家南部事務所原本一案一個資料夾、一位承辦一份試算表，誰請假誰的案子就停。偉騰先訪談所長與每位承辦人，把案件類型、欄位、狀態與期限規則寫成一份定義表，再分兩期開發案件資料庫，第一期先讓案件、文件與期限集中，第二期才加對外進度查詢。
重點速覽
偉騰開發興業有限公司（前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持，統一編號 90801410）承辦全台各縣市的土地與案件資料庫系統，全台各縣市均可受理，先以現有網站、流程說明與需求清單做免費書面初判，帶著初判結果約時間細談。
- 服務項目
- 土地與案件資料庫系統:
- 地號案件建檔
- 當事人與共有人管理
- 案件階段與待辦
- 補正期限提醒
- 文件版本管理
- 公文收發登錄
- 收款與請款紀錄
- 角色權限設定
- 承辦公司
- 偉騰開發興業有限公司(偉騰、偉騰開發;前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持)
- 服務範圍
- 全台各縣市
- 相關地區
- 全台 22 縣市(含離島),各縣市均有配合團隊就近現勘與送件
- 法規依據
- 《個人資料保護法》
- 《電子簽章法》
- 《著作權法》
- 應備文件
- 目前管理案件用的試算表
- 資料夾結構與檔名規則範例
- 案件類型清單，以及各類型的階段
- 文件與期限說明
- 使用者角色清單（負責人、承辦人、助理、外部協力）
- 既有系統或雲端硬碟的匯出檔與權限需求
- 常用報表格式範例（月報、收款表、逾期清單）
- 諮詢方式
- 加 LINE「偉騰開發」傳現有網站網址、流程說明或需求清單，先做免費書面初判；初判後再約時間細談。
案件背景
業主是南部一家地政士事務所，所長加四位承辦人與兩位內勤，案件類型涵蓋買賣移轉、繼承、分割、抵押設定與塗銷，常態同時在辦的案件接近一百五十件。
原本的做法是每件案子在共用磁碟開一個資料夾，承辦人各自維護一份試算表記錄進度與期限，當事人來電詢問進度時要先找到承辦人才能回答。幾次因為承辦人休假而漏掉補正期限後，所長決定找人把這套作業做成系統，但擔心承辦人不願意改變習慣，也擔心資料搬家過程出錯。
卡點
- 五種案件類型的文件清單與流程各不相同，試算表欄位是每位承辦人自己定的，同一件事有三種叫法
- 期限分成法定期限、機關補正期限與對當事人承諾的期限三種，全部靠承辦人自己記在試算表與行事曆
- 當事人與地號在不同案件重複出現，同一位當事人的連絡方式有好幾個版本，不知道哪個是最新的
- 文件存在資料夾裡但沒有對應到案件階段，要確認某件案子缺哪份文件只能打開資料夾逐一比對
- 所長要看整體進度只能一個個問承辦人，沒有一張畫面能看出哪些案子快到期
LINE 諮詢
把案件管理系統的現況與需求傳過來，先免費書面初判。
- 傳什麼
- 現有網站網址與後台權限還沒有網站也能先談
- 商品或服務清單、作業流程說明表單樣張或試算表皆可
- 需求清單一句話也行
- 多久回
- 週一至週五 09:00–18:00 依序回覆；LINE 全天可傳資料
- 下一步
- 免費書面初判
- 約時間細談
- 委任開發
先傳資料做初判，需要時再約時間細談
處理策略
- 先做欄位與狀態定義：線上訪談所長與四位承辦人各一次，把五種案件類型的階段、每個階段的必備文件、三種期限的計算方式整理成定義表，承辦人一起確認用詞後才進設計
- 當事人與地號獨立成主檔：同一位當事人只建一筆，連絡方式有版本與更新時間，地號可對應多件案件，從案件能看到同一筆地號的歷史案件
- 文件清單跟著案件類型自動產生，承辦人上傳或勾選已取得的文件，系統算出缺件；期限分三種各自設定，到期前依承辦人與所長兩個層級提醒
- 舊案資料移轉先做對照表：從每位承辦人的試算表匯出，欄位對應到新的定義，重複的當事人由內勤合併，差異清單確認後才正式匯入
- 第一期只做內部用：案件、當事人、地號、文件與期限，上線後讓承辦人用兩週再調整欄位；第二期才加當事人可憑案件代碼查詢進度的頁面
- 教育訓練分兩種：承辦人用實際在辦的案件練習建檔與結案，內勤練習當事人主檔合併與文件歸檔，所長只學看儀表板與期限總表
成果
- 在辦案件全數進入資料庫，承辦人請假時其他人打開案件就能看到階段、缺件與下一個期限，不再依賴個人試算表
- 三種期限由系統計算與提醒，所長每天早上看一張到期總表，補正期限漏接的情況在上線後沒有再發生
- 當事人主檔合併後連絡方式只剩一個最新版本，同一筆地號的歷史案件可以直接調閱
- 第二期的進度查詢頁上線後，當事人用案件代碼自行查詢階段，內勤接聽進度詢問的時間明顯減少
關鍵數字
- 5 類 案件類型各自定義階段與文件清單
- 3 種 期限：法定、機關補正、對當事人承諾
- 2 期 先內部建檔，再開放當事人查詢
- 12 週 從訪談到第一期上線
處理時間軸
- 第 1 至 2 週：訪談與定義表——所長與四位承辦人分別訪談，整理五種案件類型的階段、文件與期限規則，確認用詞後簽認規格書
- 第 3 至 4 週：資料結構與設計稿——案件、當事人、地號三個主檔的關聯定稿，承辦人與所長兩種畫面的設計稿確認
- 第 5 至 9 週：開發與移轉準備——資料庫、文件缺件計算與期限提醒開發，同時整理各承辦人試算表的對照表與合併清單
- 第 10 至 12 週：移轉與第一期上線——舊案匯入、差異清單確認、三種角色教育訓練，第一期正式啟用後保留兩週調整期
- 第 4 至 5 個月：第二期進度查詢——當事人憑案件代碼查詢進度的頁面上線，並依第一期觀察結果調整欄位與提醒層級
本案啟示
案件系統的核心不是功能多，而是欄位與狀態的定義：五種案件類型的階段、必備文件與三種期限先寫成所有人都認可的一份表，資料庫才接得住每一位承辦人的習慣。
常見問題
事務所已經有試算表在用，為什麼不直接整理試算表就好？
試算表的問題不在格式，而在每位承辦人各自維護、沒有共同定義，也不會主動提醒期限。案件、當事人與地號彼此有關聯，試算表只能用複製貼上維持，一旦案量上百件，重複與過期的資料就分不清楚。資料庫把定義統一、關聯建好、期限由系統計算，承辦人的工作變成確認而不是記憶。
承辦人習慣不同，系統上線後會不會沒人用？
這正是先做定義表的原因。訪談時讓每位承辦人說明自己的做法與理由，把差異收斂成大家都同意的階段與用詞，再把這份表做成系統，承辦人看到的是自己參與定下來的流程。第一期上線後保留兩週調整期，哪個欄位沒人填就拿掉、哪個狀態常被跳過就合併，而不是要求所有人配合第一版。
案件資料涉及當事人個資，資料庫怎麼處理權限與備份？
權限依角色分級：承辦人只看自己與被指派的案件，內勤可維護當事人主檔，所長看全部與總表；每一次查看與修改都有紀錄。備份每日自動執行並保留多個版本，還原流程寫在操作手冊並實際演練過一次。系統與資料庫登記在事務所名下，個人資料的蒐集與利用方式依個人資料保護法的要求寫進內部作業規範。
可以串接地籍或公告現值這類外部資料嗎？
可以評估，但本案第一期刻意不做。先讓案件、當事人、地號與期限在內部跑順，確認承辦人實際會用的欄位，再決定哪些資料值得自動帶入。串接外部資料涉及來源的更新頻率與格式變動，放在第二期之後依事務所的案件類型與使用頻率分別評估，避免第一期功能過多反而延後上線。