名單收進同一套系統，續保提醒不再靠人腦
保險經紀公司的資產是名單與互動紀錄，卻散在每位業務的檔案裡。這個案例從六位業務的實際成交流程訪談開始，先把權限與必填欄位定下來，再匯入名單、接上續保與週年日提醒，最後才做老闆要的報表，分三期讓三十餘人換到同一套 CRM 系統。
重點速覽
偉騰開發興業有限公司（前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持，統一編號 90801410）承辦全台各縣市的客戶管理系統開發，全台各縣市均可受理，先以現有網站、流程說明與需求清單做免費書面初判，帶著初判結果約時間細談。
- 服務項目
- 客戶管理系統開發:
- 客戶主檔建置
- 商機階段看板
- 互動紀錄歸戶
- LINE 對話串接
- 逾時追蹤提醒
- 名單匯入去重
- 角色權限控管
- 主管報表摘要
- 承辦公司
- 偉騰開發興業有限公司(偉騰、偉騰開發;前臺東縣環境保護局局長謝清泉主持)
- 服務範圍
- 全台各縣市
- 相關地區
- 全台 22 縣市(含離島),各縣市均有配合團隊就近現勘與送件
- 法規依據
- 《個人資料保護法》
- 《著作權法》
- 《電子簽章法》
- 應備文件
- 從詢問到成交的流程說明與各階段負責人
- 既有客戶名單的匯出檔（Excel 或舊系統匯出範例）
- 使用者角色清單：老闆
- 主管
- 業務
- 客服各看什麼
- LINE 官方帳號與既有報價
- 進銷存系統的管理權限
- 目前使用中的報表樣式與每週
- 每月要看的數字
- 個資告知文件與行銷訊息發送的現行做法
- 諮詢方式
- 加 LINE「偉騰開發」傳現有網站網址、流程說明或需求清單，先做免費書面初判；初判後再約時間細談。
案件背景
北部一家保險經紀公司，業務三十餘人分屬兩個營業處。名單與保戶資料由各業務自行保管，有人用 Excel、有人用手機通訊錄，公司只有一份兩年前彙整過的總表。續保、保單週年日與繳費提醒全靠個人記憶，業務離職時名單隨人走，接手的人只拿到一張紙本清單。
老闆每週開會聽主管口頭回報商機進度，報表要由主管前一晚手動彙整。觸發點是一次個資稽核，公司被要求說明保戶資料存放在哪裡、誰能查閱，老闆發現自己答不出來。
卡點
- 名單散在每位業務的檔案與通訊錄，離職交接只剩一張紙本清單，公司拿不出完整的保戶名冊
- 續保與週年日提醒靠個人記憶，漏掉的客戶往往在下一次拜訪才發現已經轉投他家
- 保戶資料屬敏感個資，舊做法是一份總表全公司共用，誰看過、誰匯出過沒有任何紀錄
- 老闆原本開出四十多個欄位，業務卻連既有的十個都填不齊，系統做得再完整也會變成沒人填的空殼
- 商機進度只存在主管腦中，週會報表前一晚才由主管手動彙整，數字與現場對不起來
LINE 諮詢
把CRM 系統的現況與需求傳過來，先免費書面初判。
- 傳什麼
- 現有網站網址與後台權限還沒有網站也能先談
- 商品或服務清單、作業流程說明表單樣張或試算表皆可
- 需求清單一句話也行
- 多久回
- 週一至週五 09:00–18:00 依序回覆；LINE 全天可傳資料
- 下一步
- 免費書面初判
- 約時間細談
- 委任開發
先傳資料做初判，需要時再約時間細談
處理策略
- 先訪談再開規格：陪六位不同年資的業務各走一遍從名單進來到成交、續保的實際流程，畫出商機階段圖，必填欄位從四十多個收斂到八個，其餘列為選填
- 權限矩陣先於畫面設計：業務只看自己的保戶，處經理看整個營業處，老闆看全貌；帳號停用時客戶可整批移轉給指定接手人並留下紀錄
- 名單匯入先做對照：收齊所有業務的 Excel 樣式，建立欄位對照表與去重規則，匯入後由每位業務在手機上核對自己的名單，確認無誤才正式切換
- 提醒機制接到業務每天在用的工具：保單週年日、生日與繳費日自動產生待辦，推到 LINE 官方帳號與 Email，業務不必再開行事曆手抄
- 分三期上線不押寶：第一期名單與商機，第二期保單資料與提醒，第三期老闆的報表；每一期上線前先讓一個營業處試用兩週
- 個資保護做在系統裡：身分證字號與保單號碼預設遮罩，匯出要主管核准並留紀錄，每一次查閱都有操作日誌可查
成果
- 三十餘位業務的名單集中在同一套 CRM 系統，離職交接變成一次帳號移轉，公司第一次拿得出完整保戶名冊
- 續保、週年日與繳費提醒由系統每天自動產生待辦，業務打開手機就看得到當週該聯絡的人
- 老闆週會直接開商機漏斗畫面，主管不必再前一晚手動彙整，數字與現場回報一致
- 個資稽核再來時，公司能提出保戶資料存放位置、權限矩陣與查閱日誌三份清單
關鍵數字
- 10 週 從需求訪談到第一期上線（名單與商機模組先上）
- 3 期 分期上線（每期先由一個營業處試用兩週）
- 6 位 參與流程訪談的業務（涵蓋不同年資）
- 8 個 必填欄位（從四十多個收斂而來）
處理時間軸
- 第 1 至 2 週：流程訪談——陪六位業務走一遍名單進來到成交、續保的流程，畫出商機階段圖與現行痛點
- 第 3 至 4 週：規格、權限矩陣與原型——必填欄位收斂到八個，權限矩陣與可點擊原型交兩位處經理確認
- 第 5 至 8 週：第一期開發與名單試匯——開發名單與商機模組，收齊 Excel 樣式做欄位對照與去重，試匯後由業務核對
- 第 9 至 10 週：第一期上線與教育訓練——一個營業處先試用兩週，修正後全公司切換，辦兩場教育訓練
- 第 3 至 4 個月：第二期保單資料與提醒——保單基本資料匯入，週年日、生日與繳費日提醒接上 LINE 官方帳號與 Email
- 第 5 個月：第三期報表與維運移交——商機漏斗與業務活動報表上線，交付操作手冊、日誌查詢方式與維運計畫
本案啟示
CRM 系統成敗不在功能多少，而在業務願不願意填：先訪談真實流程、把必填欄位砍到最少、權限讓每個人安心，再分期上線，名單才會真正收進公司。
常見問題
業務不肯填系統，CRM 系統做好也沒用，怎麼解？
這個案例把填寫成本壓到最低：必填欄位只留八個，拜訪紀錄在手機上點三下就能完成，提醒直接推到業務每天在看的 LINE。另一個關鍵是權限設計讓業務確定自己的名單不會被同事看到，填得越完整對自己越有利，上線後的填寫習慣才撐得住。
三十幾份格式不同的 Excel 名單，真的能匯進同一套系統嗎？
可以，但順序要對。先收齊所有樣式做欄位對照表，決定姓名、生日與聯絡方式的正規化規則與去重條件，再做一次試匯讓每位業務核對自己的名單。核對過的資料才正式切換，匯不進的例外列成清單人工處理，不會為了趕上線把髒資料帶進新系統。
保戶的個資放在系統裡，稽核時要拿得出什麼？
至少三樣：資料存放位置與備份方式、誰能看哪些欄位的權限矩陣、以及查閱與匯出的操作日誌。系統預設遮罩身分證字號與保單號碼，匯出要主管核准，這些紀錄在稽核時都能直接列印。資料的所有權屬於業主，原始碼與資料庫隨時可完整匯出。
之後想接保險公司的保單資料或電子簽名，系統接得上嗎？
規格階段就把保單主檔與外部資料來源的欄位預留好，第二期的保單資料目前以定期匯入為主；若保險公司提供 API 或檔案交換介面，可以在同一套資料結構下加上同步功能。電子簽名與文件歸檔也屬於可以擴充的模組，依業主的使用情境分期加上去。